Een digitaal archief

Grote bedrijven en multinationals krijgen dagelijks ontzettend veel post. In veel gevallen wordt deze post gesorteerd in een sorteer kamer. Vanuit deze sorteer kamer wordt de post weer bezorgd naar de juiste afdelingen waar iedereen de voor hem of haar bestemde post weer uit de stapel moet zoeken. Tegenwoordig kan dit op een hele andere manier, alle inkomende post kan digitaal gemaakt worden door het inscannen van de documenten.

Door de ingescande documenten in een database op te slaan zijn voor iedereen de documenten toegankelijk. Met de juiste software krijgt iedereen de voor hem of haar bestemde post gewoon als e-mailtje binnen in de inbox.

Een groot voordeel van dit systeem is dat de post die binnenkomt direct in het digitaal archief worden gezet. Maar ook contracten of andere belangrijke documenten kunnen in het digitale archief worden opgeslagen. Een groot voordeel van een digitaal archief is dat de documenten ontzettend veilig opgeborgen zijn.

Andere voordelen zijn:

  • De documenten zijn snel toegankelijk
  • Het bespaart een heleboel tijd, de documenten komen direct bij de juiste persoon terecht.

Op zoek naar bedrijf dat gespecialiseerd is in archief digitalisering? Bezoek dan eens de website van infominds.nl. Infominds kan u zeker adviseren op het gebied van digitale post en archief digitalisering.